Wykorzystanie procedury Workflow
Obieg dokumentów w firmie można często opisać powtarzalnym schematem, np. faktury zakupu trafiają do punktu rejestracji, skąd przekazywane są do weryfikacji i akceptacji przez zarząd, po czym trafiają do księgowości. Za realizację poszczególnych czynności odpowiedzialna jest zazwyczaj jedna - wyznaczona do tego - osoba.
Procedury w systemie eDokumenty odzwierciedlają taki obieg dokumentów w firmie i pozwalają na wykonanie wielu czynności automatycznie (np. przekazanie dokumentu, zmiana statusu etc.). Procedury możemy tworzyć samodzielnie za pomocą specjalnego kreatora.
Tak przygotowane elementy wybieramy później z listy Procedura w formularzu dokumentu lub na kartotece sprawy.
Etapy i decyzje w procedurze wskazanej na liście wyświetlane są w formie tzw. szarfy procedury - półprzeźroczystych prostokątów zawierających nazwę etapu lub treść decyzji, nazwę użytkownika odpowiedzialnego za wykonanie etapu lub podjęcie decyzji i przyciski. Szarfa procedury jest wyświetlana po zapisie dokumentu/sprawy. Możemy ją zwinąć klikając strzałkę w prawym górnym rogu.
Przyciski aktywne są dla osób, do których został przypisany etap procedury lub które mają podjąć decyzję, dlatego np. akcje związane z akceptacją faktury będą dostępne dla prezesa, ale nie dla asystentki, która zobaczy jedynie nazwę etapu (treść decyzji) i nazwę osoby odpowiedzialnej.
Po wykonaniu etapu zgodnie z instrukcją (np. po uzupełnieniu danych) klikamy przycisk Potwierdź załatwienie, dzięki czemu procedura przechodzi do kolejnego etapu. W przypadku decyzji klikamy odpowiedni przycisk.
Uwaga !!!
Posiadając uprawnienie systemowe - przywilej Możliwość załatwiania zadań (workflow) przypisanych do podległych stanowisk możemy załatwiać poszczególne etapy procedury przypisane do osób będących niżej w strukturze organizacyjnej.
Również w przypadku ustawienia zastępstwa, zastępca wykonuje etapy workflow za osobę nieobecną.
Istnieje również możliwość śledzenia postępu procedury. Z podglądu możemy odczytać, które etapy zostały wykonane (elementy zielone), na jakim etapie jest w danym momencie procedura (elementy oznaczone na żółto lub na czerwono - w przypadku niezałatwienia etapu w określonym czasie) oraz jakie etapy pozostały do wykonania (elementy niebieskie). Aby wyświetlić schemat, klikamy ikonę w polu Procedura formularza dokumentu lub kartoteki sprawy.
Po najechaniu myszką na element schematu wyświetlany jest dymek z podstawowymi informacjami na jego temat, a po dwukrotnym kliknięciu otwierane jest okno ze szczegółami czynności. Dodatkowo na elemencie/etapie - znajdziemy ikonkę, która oznacza, że etap wykonuje użytkownik avatar lub system koło zębate.